يمكن تلخيص أحد التحديات الأساسية للأعمال التجارية الصغيرة على أنه "مهام كثيرة للغاية ، وقلة عدد الأشخاص".
على عكس الشركات الكبيرة التي يمكن أن يكون لديها فرق كاملة مكرسة لمهام محدودة - فكر في "فريق عمل لتوحيد مواصفات وإجراءات الدباسة" - يمكن للشركات الصغيرة أن يكون لديها شخص واحد يغطي أي شيء وكل شيء.
الوقت المناسب لمعالجة "من يفعل ماذا" في المنظمة هو الوقت الذي تفكر فيه المنظمة في إضافة موظفها الأول. إذا كنت تقدم "عرض رجل واحد (أو امرأة)" وتريد أن تنمو ، فقد حان الوقت للبدء.
يبدأ تنظيم الأعمال الصغيرة بمخطط تنظيمي. هذا المخطط هو أداة تفكير تتطور بمرور الوقت ، لذلك من الجيد استخدام وسيط يسمح بالتغيير ، مثل برنامج جداول البيانات.
للبدء ، فكر في مجالات الوظائف الرئيسية في شركتك. سأجعل هذا سهلاً لك ، خمن ماذا؟ تحتاج جميع الشركات بشكل أساسي إلى نفس الأشياء: البنية التحتية والبيع والأداء.
قد يكون لبعض الشركات مجالات وظيفية رئيسية إضافية مثل البحث والتطوير والتسويق والشؤون القانونية والشراء وما إلى ذلك ، ولكن في الشركات الصغيرة ، من المحتمل أن تكون هذه مهام أو مجموعات فرعية من المجالات الرئيسية مثل البيع أو البنية التحتية.
عند بناء المخطط الخاص بك ، قم بإدراج مجالات الوظائف الرئيسية. تحت كل قائمة المهام التي يجب القيام بها.
مثال: قد تتضمن مهام البنية التحتية: إدارة المساحات المكتبية ، وإدارة الميزانية ، ودفع الفواتير ، والفواتير ، والتحصيل ، والتأمين ، وكشوف المرتبات ، واللوازم المكتبية ، ومعدات الكمبيوتر ، وإدارة الشبكة ، وما إلى ذلك.
في المرة الأولى التي تبدأ فيها في سرد المهام ، كن مستعدًا للشعور بالإرهاق. قد تشعر بالصدمة من العدد الهائل من المهام التي يجب القيام بها من أجل الحفاظ على نشاطك التجاري قائمًا. لا تخف ، سيكون الرسم البياني الخاص بك صديقك. بينما تستمر في النظر إلى مؤسستك ومهامها ، ستبدأ في استنباط أفكار حول كيفية القيام بها بشكل أفضل.
تنظيم المهام وتجميعها بالطرق التي تناسبك. يمكنك ، على سبيل المثال ، ترتيب المهام ترتيبًا زمنيًا أو التشابه أو الموارد المشتركة. هذا يقودني إلى الخطوة التالية: سرد الموارد.
يساعد المورد في إنجاز المهمة. قد يكون محاسبك الخارجي مصدرًا لقائمة المهام. قد يكون شخص ما داخل الشركة موردًا لمهام معينة. إذا كنت تحب التفكير بهذه الطريقة ، يمكنك حتى إدراج موارد غير الأشخاص مثل الروابط إلى مواقع الويب والمسارات إلى الملفات وأرقام الهواتف والحسابات للبائعين ، وما إلى ذلك.
إذا ذهبت إلى هذا الحد ، فأنت تتحرك في اتجاه إنشاء دليل موارد ، وهو مجرد نقطة انطلاق بعيدًا عن دليل الإجراءات. تعمل هذه الأدوات أيضًا على تعزيز النمو المنظم ، ولكنها موضوعات بحد ذاتها.
تتمثل الخطوة الأخيرة في إنشاء المخطط التنظيمي في تعيين الأطراف المسؤولة لكل منطقة رئيسية وكل مهمة.
الآن قف للخلف وانظر. هل له معنى؟ هل هي منظمة؟ هل الأشخاص في وضع يؤهلهم للكفاءة وللاستخدام الأفضل لمهاراتهم؟ هل من المفيد الاستعانة بمصادر خارجية لمهام معينة؟
استخدم المخطط لاستكشاف مثل هذه الأسئلة ، سواء مع موظفيك أو مع مواردك الخارجية. كل ستة أشهر قم بتحديث الرسم البياني الخاص بك وأعد إصداره لفريقك. سيؤدي هذا إلى إثارة أسئلة جيدة ، وتوضيح الآخرين ، ونقل الانطباع الصحيح إلى جميع أن شركتك في وضع يمكنها من النمو.
حقوق النشر 2005 مارك مشولام
ZZZZZZ