العنوان: 7 أساطير تجعل الاجتماعات بائسة
المؤلف: ستيف كاي
source_url: http://www.articlecity.com/articles/business_and_finance/article_2552.shtml
date_saved: 2007-07-25 12:30:06
التصنيف: business_and_finance
مقالة - سلعة:
الخرافة 1: المدراء التنفيذيون ينتمون إلى الاجتماعات.
على الرغم من مطالب المديرين التنفيذيين لقضية الأعمال بحضور اجتماعات أكثر من غيرهم من المهنيين ، إلا أن المديرين التنفيذيين بحاجة إلى تجنب الاجتماعات. الإدارة العليا مسؤولة عن الرؤية والاستراتيجية والخطط والتواصل. وهذا يعني أن المديرين التنفيذيين يجب أن يقضوا معظم وقتهم في التفكير والتعلم والتخطيط والتواصل. الاجتماعات غير الفعالة وغير الفعالة تضيع وقت موظفي الشركة الأكثر قيمة.
الأفضل: اطرح أسئلة استقصائية عند دعوتك للتأكد من أن حضورك سيضيف قيمة. على سبيل المثال ، "ما هي أهدافك من الاجتماع؟" "كيف سأساهم في تحقيق تلك الأهداف؟" و "كيف يمكنني الاستعداد للاجتماع؟" بعد كل شيء ، تريد المساهمة في اجتماع فعال إذا قررت الحضور.
الخرافة الثانية: عقد اجتماع كبير أمر مثير للإعجاب.
في الواقع ، عقد اجتماع كبير مكلف. يمكن أيضًا أن يكون مثيرًا للإعجاب إذا تم إجراؤه بشكل صحيح ، مما يعني أنه سيكون صغيرًا بقدر الإمكان.
أفضل: ادعُ فقط أولئك الذين يمكنهم تقديم مساهمات ذات مغزى. تقل احتمالية عقد اجتماع فعال مع مجموعات أكبر من عشرة أو اثني عشر.
الخرافة الثالثة: الهيكل يمنع العفوية.
هذا صحيح إذا كان هدفك هو الحصول على نتائج عشوائية خلال وقت غير محدود. في حين أن هذا قد يؤدي في بعض الأحيان إلى نتائج مذهلة ، مثل الفوز في يانصيب ، يمكنك تحقيق نتائج يمكن التنبؤ بها بشكل أسرع من خلال تطبيق الأنشطة المنظمة. هذه تساعد الناس على إحراز تقدم منهجي نحو النتائج. بخلاف ذلك ، تحضر المجموعة حفلة ، بدلاً من العمل في اجتماع.
الأفضل: استخدم الأنشطة المنظمة لإبقائك متحكمًا في اجتماعك وإحراز تقدم نحو النتائج.
الخرافة الرابعة: الناس مشغولون جدًا ولا يمكنهم إعداد جداول الأعمال.
نظرًا لوجود وقت دائمًا لتكرار مهمة أو إصلاح مشكلة أو تقديم اعتذار ، يجب أن يكون هناك وقت لاتخاذ الخطوات التي تتجنب مثل هذه المعضلات. بشكل عام ، فإن إعداد جدول الأعمال يوفر الوقت والمال.
أفضل: قم بإعداد جدول أعمال ، أو إذا كنت مشغولاً للغاية ، اطلب من شخص ما القيام بذلك نيابةً عنك. ثم أرسل جدول الأعمال إلى المشاركين حتى يتمكنوا من الاستعداد للاجتماع.
الخرافة الخامسة: الدقائق غير ضرورية.
هذا صحيح بالنسبة لأي اجتماع يضيع فيه الناس الوقت في إنتاج أي شيء. تؤدي الاجتماعات الفعالة إلى نتائج تستحق التوثيق. تعمل الدقائق على تتبع عناصر العمل وتسجيل القرارات وإبلاغ الآخرين. إذا كنت تخطط لاجتماع بدون نتائج تستحق التوثيق ، فاسأل نفسك لماذا هذا الاجتماع ضروري.
أفضل: سجل الأفكار الرئيسية والاتفاقيات وبنود العمل أثناء الاجتماع. ثم حول هذه الملاحظات إلى دقائق.
الخرافة السادسة: يجب أن تستمر الاجتماعات لفترة طويلة.
في حين أن هذا قد يكون صحيحًا بالنسبة لبعض الاجتماعات ، يمكن إجراء معظم الاجتماعات في أقل من ساعة. تؤدي الاجتماعات الطويلة غير الرسمية إلى تهدئة الناس. بشكل عام ، يمكن للأشخاص التركيز على مهمة ما لمدة 30 إلى 60 دقيقة. ثم يتلاشى انتباههم ويأخذون إجازات عقلية للتفكير في أشياء أخرى.
أفضل: خطط للاجتماعات حيث تقضي الوقت والموارد بما يتناسب مع قيمة النتائج. بمعنى ، يجب تصميم اجتماع فعال لكسب ربح. أيضًا ، خطط لفترات راحة قصيرة كل 50 دقيقة.
الخرافة السابعة: فعالية الاجتماعات ذات أولوية منخفضة.
هذا صحيح إذا كنت نادرا ما تعقد اجتماعات. بالطبع ، إذا كان لديك أكثر من موظفين ، فأنت بحاجة إلى اجتماعات لاتخاذ القرارات والتوصل إلى اتفاقيات وتطوير الحلول. الاجتماعات الفعالة هي نشاط أساسي للغاية في إدارة الأعمال التجارية. إنهم يسخرون الحكمة المشتركة لموظفيك لابتكار المنتجات وزيادة المبيعات وتحسين الإنتاجية وتخطيط الاستراتيجيات وتحقيق النجاح.
الأفضل: تعلم كيفية التخطيط لعقد اجتماعات تجعل عملك ناجحًا.
ZZZZZZ