الآن بعد أن طبعت بطاقات عمل جديدة ملونة وقمت بتوزيعها بجد ، ماذا تفعل بالبطاقات التي تجمعها من أشخاص آخرين؟
إذا كنت مثل معظم الناس ، فلديك مجموعة من البطاقات ذات الأربطة المطاطية تطفو حول مكتبك. أو كنت تستخدمها كإشارات مرجعية ، وأعواد أسنان ، وأغلفة علكة مستعملة وهي موجودة في جميع أنحاء مكتبك وسيارتك ومحفظتك وحقيبتك؟ لكن هذا لا يساعدك في بناء عملك.
بدون نظام حفظ جيد ، تكون المعلومات الموجودة على تلك البطاقات عديمة الفائدة. لذا نظّف مكتبك وطوّر نظامًا لتحديد الأولويات والتنظيم والمتابعة مع جهات الاتصال تلك.
تقنية عالية أم مدرسة قديمة؟
هناك خياران لتنظيم بطاقات العمل:
الطريقة التقليدية للاحتفاظ بها في ملف بطاقة
الطريقة المعاصرة لحفظ معلومات الاتصال في ملف الكمبيوتر
عند عودتك من اجتماع شبكي أو معرض تجاري ، قبل أن تفعل أي شيء آخر ، قم بتحديث معلومات الاتصال الخاصة بك. رتب البطاقات التي جمعتها حسب الأهمية قبل وضعها بعيدًا. خيوط دافئة منفصلة من المرجح أن تجلب لك الأعمال ، والأشخاص الذين تريد بالتأكيد المتابعة معهم ، والذين تريد معلوماتهم في متناول يدك. يمكن أن يشمل ذلك العملاء المحتملين أو الأشخاص الذين ستحيلهم إلى آخرين أو الذين سيرسلون الإحالات إليك.
لا تخف من التخلص من البطاقات من الأشخاص الذين لن تتصل بهم أو تحيلهم أبدًا. يمكنك إرسال خيوط باردة في مكان آخر أو رميها في سلة المهملات.
تعرف على ABZ الخاص بك ...
إن كيفية ترتيب البطاقات أبجديًا وتقديمها أمر متروك لك. حدد الطريقة الأفضل لتذكر المعلومات ، سواء كانت من خلال أسماء الشركات أو أسماء الأشخاص أو حسب الفئة. ربما تكون قادرًا بشكل أفضل على العثور على المعلومات إذا تم تنظيمها حسب المنطقة أو القسم. ثم قم بترتيبها أبجديًا بشكل مناسب.
يمكنك أيضًا تقديم ملف حسب التاريخ أو حسب الحدث الذي قابلت فيه الشخص. فقط اختر طريقة واحدة والتزم بها. على سبيل المثال ، لا تقدم بعض الملفات بالاسم الأخير والبعض الآخر بالاسم التجاري ، وإلا فلن تجد ما تبحث عنه في أي لحظة.
إلكتروني = محمول وقابل للنسخ
يؤدي تخزين معلومات الاتصال على الكمبيوتر إلى الحفاظ على مكتبك أكثر أناقة وهو خطوة أخرى نحو المكتب الخالي من الورق ؛ بالنسبة لمعظم الأشخاص ، يعتبر البحث على الكمبيوتر أكثر فعالية من البحث في البطاقات الورقية. في ثوانٍ ، يمكنك إجراء فرز وتحديد جهات الاتصال حسب الشركة والاسم واسم الكلب وتاريخ لقائك ، وما إلى ذلك. إذا أحضرت العمل معك إلى المنزل ، فمن السهل تكرار قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، بدلاً من نقل ساعة Rolodex معك بالكامل.
يعد تخزين المعلومات إلكترونيًا فعالًا أيضًا في إنشاء قوائم بريدية وطباعة الملصقات. لكن تذكر ، النسخ الاحتياطي ، النسخ الاحتياطي ، النسخ الاحتياطي. كنت مدمنًا على التكنولوجيا الفائقة حتى تعطل محرك الأقراص الثابتة ولم يكن لدي نسخة احتياطية من قاعدة بيانات جهاز الكمبيوتر الخاص بي. شيء جيد أنني احتفظت بتلك النسخ الورقية!
هناك العديد من البرامج في السوق لتنظيم معلومات الاتصال ، مثل Act أو Outlook. أضع جميع معلوماتي في Microsoft Access.
للحصول على نسخة احتياطية منخفضة التقنية ، أستخدم صندوق ملفات بطاقة بلاستيكي به فواصل أبجدية ، مع حفظ بطاقاتي بالاسم الأخير. أفضل أيضًا استخدام الأكمام الشفافة لتخزين بطاقات العمل فيها ، حيث إنني دائمًا ما أقوم بتقديم بطاقات العمل بدلاً من كتابة المعلومات يدويًا على بطاقات فارغة. الأكمام بحجم موحد ، مما يحافظ على الصندوق مرتبًا. لكنك قد تكون مختلفًا - سيعمل أي نظام ، طالما أنك متسق معه.
هل تريد الاحتفاظ بها أم لا؟
يقول بعض الأشخاص أنه يجب عليك الاحتفاظ بكل بطاقة عمل تلقيتها على الإطلاق ، بينما يعتقد البعض الآخر أنه يجب عليك التخلص من البطاقات التي لن تستخدمها أبدًا. مع سرعة الأشخاص الذين يتنقلون ويحولون الشركات اليوم ، أتخلص من بطاقات جهات الاتصال التي لم أكن على اتصال بها منذ ثلاث سنوات. بحلول ذلك الوقت ، تغيرت معلومات الاتصال الخاصة بهم بالتأكيد ، لذلك حتى لو أردت الاتصال بهم ، فليس من المحتمل أن أفعل ذلك.
إذا كنت تصر على الاحتفاظ بالمعلومات القديمة ، فقم بأرشفة بطاقات العمل هذه في قاعدة بيانات منفصلة أو صندوق بطاقة. نظرًا لأنني أقوم بتدوين الملاحظات على ظهر البطاقات عندما أقابل أشخاصًا ، فأنا أعرف دائمًا التاريخ الذي قمت فيه بالاتصال لأول مرة ؛ تساعد الملاحظات أيضًا في تحديث ذاكرتي للأشخاص الذين لم أكن على اتصال وثيق بهم.
أخيرًا ، تذكر المتابعة مع جهات الاتصال الخاصة بك! احتفظ بجدول زمني وأهداف لإجراء اتصال عن طريق المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني أو البريد العادي. راجع نظام الملفات بشكل دوري وقم بتحديث المعلومات القديمة أو حذفها. السبب وراء تخزين هذه المعلومات هو البقاء على اتصال مع الأشخاص - لذا استخدم نظام التنظيم الجديد للبقاء فعالاً وسوف يزدهر عملك!
ZZZZZZ