مدونة

 العنوان: 7 طرق لحماية رئيسك من الاجتماعات السيئة

المؤلف: ستيف كاي

source_url: http://www.articlecity.com/articles/business_and_finance/article_3895.shtml

date_saved: 2007-07-25 12:30:07

التصنيف: business_and_finance

مقالة - سلعة:

يقضي معظم الرؤساء الكثير من وقتهم في الاجتماعات. يحدث هذا لأن المديرين التنفيذيين يستجيبون للمشاكل عن طريق الاتصال باجتماعات لإصلاحها. وعندما تفشل الاجتماعات في تحقيق نتائج ، فإنها تدعو إلى المزيد من الاجتماعات. في بعض الشركات ، دعا الأشخاص إلى اجتماعات لمعرفة سبب عدم نجاح اجتماعاتهم.

بدلاً من مشاهدة رئيسك وهو يسير في طريقه إلى جدول اجتماعات لا نهاية له ، إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لحماية الوقت الثمين لرئيسك في العمل.

1) عندما يتصل بك شخص ما لتحديد موعد اجتماع لرئيسك في العمل ، اطلب جدول الأعمال. إذا لم يكن هناك جدول أعمال ، فتحقق مما إذا كان رئيسك في العمل يريد الحضور. عدم وجود جدول الأعمال هو السبب الأول للاجتماعات السيئة. من الناحية المثالية ، سيصر مديرك على وجود أجندة لأن الوقت هو المال. على سبيل المثال ، أشك في أن رئيسك في العمل يوقع شيكات على بياض.

إذا رد المتصل بأن رئيسك سيتلقى جدول أعمال في الاجتماع ، فذكر أن رئيسك يريد رؤية جدول الأعمال قبل الاجتماع بيوم على الأقل. يمنح هذا رئيسك وقتًا للاستعداد وتجنب المفاجآت.

2) اسأل "ما هي أهداف هذا الاجتماع؟" أو "ما النتائج التي تريدها بنهاية الاجتماع؟" إن الاجتماع بدون أهداف سيفتقر إلى الاتجاه ، والذي يمكن أن يكون مميتًا مثل عدم وجود جدول أعمال.

3) اسأل "ما هو دور رئيسي في الاجتماع؟" أو "لماذا تريد رئيسي أن يحضر؟" يدعو العديد من الموظفين المبتدئين المديرين التنفيذيين إلى اجتماعاتهم لأنها تجعلهم يبدون مهمين. كما أنهم يستخدمون هذا كفرصة لتفويض العمل لأعلى ، والتباهي ، ويطلبون من رئيسهم اتخاذ القرارات. الردود الغامضة (مثل ، "أوه ، نريد فقط سماع ما يقوله رئيسك في العمل") تقترح التخطيط البطيء.

إذا تمت دعوة رئيسك "لمعرفة ما يفعله الجميع" ، تحقق مما إذا كان رئيسك في العمل يفضل تلقي نسخة من المحضر بدلاً من ذلك. تستغرق قراءة الدقائق وقتًا أقل بكثير من حضور الاجتماع.

إذا كان لرئيسك دور مهم في جزء صغير من الاجتماع ، فاسأل عما إذا كان بإمكان رئيسك حضور هذا الجزء فقط من الاجتماع. اقترح عليهم جدولة مشاركة رئيسك في البداية حتى يكون رئيسك في الوقت المحدد لهذا الجزء ثم يغادر بعد المساهمة.

4) اسأل "كيف يجب أن يستعد مديري للاجتماع؟" هذا يساعد رئيسك في العمل بشكل جيد ويتجنب المفاجأة. إذا كان الإعداد يتطلب عملاً مكثفًا ، فاستشر رئيسك في العمل لمعرفة ما إذا كان الجدول الزمني منطقيًا. تحقق أيضًا مما إذا كان الآخرون سيكونون مستعدين. دائمًا ما يضيع المشاركون غير المستعدين الوقت. إذا لزم الأمر ، قم بمراجعة نطاق الاجتماع أو جدولة موعد لاحق للسماح بالإعداد المناسب.

5) اسأل "ماذا يجب أن يأتي رئيسي في العمل؟" تريد التأكد من أن رئيسك لديه كل ما هو مطلوب للمشاركة الفعالة. تريد أيضًا معرفة ما هو مطلوب لأنه قد تضطر إلى المساعدة في الحصول عليه. إذا كانت الموارد غير متوفرة ، اقترح بدائل.

6) اسأل من سيكون هناك. سيساعد ذلك رئيسك في توقع ما قد يحدث. وفي بعض الحالات ، قد تجد أنه من المفيد استدعاء بعض المشاركين الآخرين لاستطلاع توقعاتهم ومخاوفهم ودعمهم للقضايا المدرجة على جدول الأعمال.

7) أخيرًا ، تأكد من جمع التفاصيل مثل وقت البدء والمدة والموقع. الحصول على الخريطة والاتجاهات عند الحاجة.

كمساعد إداري ، فأنت تعمل كشريك مهم مع رئيسك في العمل. وبالتالي ، قد ترغب في مشاركة هذه المقالة واستخدامها كأساس لكيفية العمل معًا ، والتأكد من أن رئيسك يحضر الاجتماعات المناسبة للأسباب الصحيحة مع الإعداد الصحيح.

ZZZZZZ