عنوان:
9 نصائح لكتابة رسائل عمل أفضل
عدد الكلمات:
697
ملخص:
إنه لأمر مدهش للغاية عدد المرات التي يفشل فيها رجال الأعمال في اتباع الإرشادات الأساسية عندما يتعلق الأمر بكتابة مراسلات أعمالهم. مثلما تحتاج الشركات إلى التركيز والكفاءة لتزدهر والنجاح ، فإن الأداة الأساسية لمعظم الشركات - رسالة العمل.
الكلمات الدالة:
رسالة عمل ، رسائل ، عينة رسالة ، قالب رسالة ، تنسيق خطاب العمل ، كتابة رسائل ، نموذج خطاب عمل ، أمثلة خطاب عمل ، كتابة رسائل عمل ، كتابة رسالة أعمال
هيئة المادة:
حقوق الطبع والنشر © Shaun R. Fawcett
إنه لأمر مدهش للغاية عدد المرات التي يفشل فيها رجال الأعمال في اتباع الإرشادات الأساسية عندما يتعلق الأمر بكتابة مراسلات أعمالهم. قد يفسر هذا سبب وصول الكثير من الناس إلى مواقع الويب الخاصة بك في الكتابة التي تبحث عن مساعدة في كتابة رسائل الأعمال الخاصة بهم. مثلما تحتاج الشركات إلى التركيز والكفاءة لتزدهر والنجاح ، فإن الأداة الأساسية لمعظم الشركات - رسالة العمل.
فيما يلي عدد من النصائح والإرشادات التي قمت بتجميعها أثناء قراءة وكتابة مئات من الرسائل التجارية على مدار 25 عامًا الماضية.
1. قصرهم على صفحة واحدة
بحكم التعريف ، يجب أن تكون رسائل العمل قصيرة وإلى هذه النقطة ، ويفضل أن تكون صفحة واحدة. لقد وجدت الدراسات أن رجال الأعمال المشغولين لا يرغبون في القراءة بعد الصفحة الأولى ، وسوف يؤخرون بالفعل قراءة الحروف الطويلة. لذا ، إذا كنت لا تريد أن تجمع رسالتك الغبار في السلة ، فاحرص عليها قصيرة قدر الإمكان.
2. كن صديقا للقارئ
حاول دائمًا التركيز على احتياجات القارئ وبذل جهد لرؤية الأشياء من منظورهم. ضع نفسك في موقفهم وتخيل كيف سيكون الأمر بالنسبة لك أن تتلقى رسالتك. يمكن لأي شخص القيام بذلك ، لأننا جميعًا "عملاء" لبعض الأعمال الأخرى في جزء من حياتنا.
3. حافظ على النغمة الرسمية والواقعية
بشكل عام ، يجب أن تكون نغمة ومحتوى رسائل العمل رسمية وحقيقية. المشاعر والعواطف ليس لها مكان في رسائل العمل. لذا ، تجنب عبارات مثل "نشعر" ونستخدم "نحن نؤمن" أو "نفكر" بدلاً من ذلك. نهج ودي ودود جيد. ما عليك سوى الاحتفاظ بها في مجال الأعمال التجارية ، ولكن تجنب مصطلحات رسمية مفرطة مثل "Heretofor" ، "حسب" ، "طيبة" ، إلخ.
4. خطط بعناية رسالتك
قبل كتابة الرسالة ، خذ بضع دقائق لسرد جميع النقاط المحددة التي تحتاج إلى تغطيتها. في بعض الأحيان قد يعني ذلك إجراء مكالمة هاتفية للمستلم أو شركته لتأكيد نقطة محددة. تذكر أن الغرض من الرسالة هو ربط جميع التفاصيل المتعلقة بالموضوع في متناول اليد ، بحيث لا يتعين كتابة المزيد من الرسائل ذهابًا وإيابًا.
5. اجعلها واضحة وموجزة ومنطقية
استخدم نمط كتابة واضح ومباشر يستخدم كلمات بسيطة وعبارات مباشرة. تأكد من أن تدفقك يتبع تقدمًا منطقيًا ، وتحديد الموضوع الرئيسي أولاً ، وتوضيحه ، ثم رسم الاستنتاج المنطقي.
6. الدقة والوقت هي المفتاح
بطبيعتهم ، يجب أن تكون رسائل العمل دقيقة وفي الوقت المناسب. لديهم دائمًا آثار مالية وتأثيرات ذات صلة على الشركات الأخرى و/أو الأشخاص. تحقق من كل الحقائق المذكورة في الرسالة ، وتأكد من أن أي تواريخ مستقبلية محددة تمنح الآخرين وقتًا كافيًا لإكمال ما هو متوقع منها بشكل واقعي.
7. هبط التفاصيل الفنية إلى المرفقات
غالبًا ما يكون من الضروري تضمين معلومات تقنية مفصلة كجزء من حزمة رسائل العمل. في مثل هذه الحالات ، استخدم الحرف الرئيسي كرسالة تغطية يسرد ويشرح بإيجاز المستندات المرفقة (أو المرفقة).
8. استخدام لغة غير تمييزية
تأكد من تجنب اللغة الخاصة بالجنس أو العرق أو الدين في جميع رسائل العمل ، إما إلى الشركات الأخرى ، أو للعملاء. على سبيل المثال ، استخدم "القوى العاملة" بدلاً من "القوى العاملة" ، أو "الرئيس" بدلاً من "رئيس". تحتوي معظم أدلة الأناقة على قوائم مفصلة من المصطلحات الهجومية وبعض البدائل المقترحة.
9. القضاء على الكلمات والعبارات الزائدة
هناك بعض الكلمات والعبارات التي يراها المرء غالبًا في المراسلات التجارية التي تميل إلى جعل اللغة أكثر تعقيدًا ومرهقة من اللازم. على سبيل المثال ، بدلاً من عبارة "على الرغم من حقيقة أن" استخدام "على الرغم من" ، أو بدلاً من "في السياق العادي للأحداث" ، تستخدم "بشكل طبيعي". هناك العديد من هذه العبارات الزائدة عن الحاجة ، لذا راجع رسالتك والقضاء عليها.
إذا كنت تدير أي نوع من الأعمال التي تكون فيها رسائل العمل هي أدوات اتصال مهمة ، فستبذل قصارى جهدك للاستمتاع بالحذر من النصائح والمشورة المذكورة أعلاه. تذكر أن مراسلات العمل التي تصدرها هي انعكاس مباشر للمنتجات و/أو الخدمات التي تقدمها عملك. ستؤدي خطابات العمل المكتوبة بشكل سيئ ، والهواة ، و/أو الرديئة ، بالتأكيد إلى مبيعات خاسرة.