العنوان: إرشادات تنظيمية - كيفية تنظيم ملفات الكمبيوتر
المؤلف: لورين بيريهي
source_url: http: //www.articlecity.com/articles/business_and_finance/article_508.shtml
date_saved: 2007-07-25 12:30:06
التصنيف: business_and_finance
مقالة - سلعة:
في كل مرة كان على ماري العثور على ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بها ، كانت دائمًا تواجه صعوبة كبيرة. ولا عجب لماذا. تم حفظ كل ملف تحت مجلد "Mary" وكان هذا كل شيء. لم تكن هناك فئات أخرى. وبالتالي ، في كل مرة بحثت فيها ماري في ملفها ، كانت تقضي وقتًا طويلاً في غربلة جميع المستندات.
الآن ماري هي ملف تعريف ارتباط ذكي حقيقي. إنها مديرة التسويق لمنظمة معروفة جدًا. إنها تعرف "أشياءها". إنها محظوظة أن يكون لها مساعد شخصي خاص بها. ومع ذلك ، لا يزال يتعين على ماري كتابة العديد من رسائلها وإعداد العديد من المستندات فيما يتعلق بدورها الصعب. تتلقى أيضًا حوالي 60 بريدًا إلكترونيًا يوميًا ، يحتوي معظمها على معلومات ذات صلة بمجموعة متنوعة من المشاريع التي تعمل فيها.
في حالة ماري ، يُطلب من أعضاء الفريق الآخرين في مؤسستها أحيانًا الوصول إلى ملفاتها الإلكترونية وفي الماضي كانوا يضيعون وقتًا غير ضروري في غربلتها
تمامًا مثل العديد من رجال الأعمال الآخرين الذين عملت معهم ، لم يوضح أحد لماري كيفية التعامل مع أساسيات التنظيم ، بما في ذلك كيفية تنظيم ملفات الكمبيوتر بحيث يتم تخزينها بشكل منطقي ويمكن الوصول إليها بسهولة.
فكيف تقوم بتخزين ملفات الكمبيوتر الخاص بك؟
في رأيي يجب أن تشبه نفس الفئات مثل نظام الملفات الورقية الخاص بك. إذا كان نظام الملفات الورقية الخاص بك كارثيًا ، فقم بتدوين النقاط التي تم طرحها بعناية وإجراء التغييرات في أقرب وقت ممكن (اليوم).
قبل أن تفعل أي شيء آخر ، احذف جميع الملفات القديمة أو القديمة.
اكتب فئات المعلومات التي تحتاجها.
بمعنى آخر. مسؤل
العملاء
المشاريع
العاملين
موارد
ملاحظة: لديك دائمًا منطقة عامة لتغطية أي شيء آخر.
قم بإنشاء مجلدات لكل مجال من هذه المناطق.
حاول الآن إذا كنت بحاجة إلى توسيع هذه الفئات.
بمعنى آخر. مسؤل
المالية
تسويق
مركبات
العملاء
براون وشركاه
جاكس
مونوغرام
المشاريع
مبنى
النشرة الإخبارية
تاكيد الجودة
قم بإنشاء مجلدات فرعية لـ # 3 إذا لزم الأمر.
نقل الملفات الموجودة إلى المناطق المناسبة.
بالمناسبة ينطبق الأمر نفسه على رسائل البريد الإلكتروني ، يمكن إعداد نفس المجلدات لتخزين البريد الإلكتروني الوارد والصادر. الأمر متروك لك لتقرر ما هو الأفضل بالنسبة لك. وبالطبع عليك أن تضع في اعتبارك الإجراءات المحددة التي قد تكون معمول بها في مؤسستك. فقط تأكد من إبقاء كل شيء بسيطًا واتخاذ الإجراءات اللازمة.
لورين بيريهي
ZZZZZZ