يتطلب التنظيم في المكتب إدارة بعض الأنشطة الرئيسية بفعالية:
رسائل البريد الإلكتروني
هاتف
الاجتماعات
إن زيادة الإنتاجية من استثمار قدر ضئيل من الوقت في إدارة هذه الأنشطة بكفاءة مقدمًا تستحق أكثر من النتيجة.
إدارة البريد الإلكتروني
تعد مواكبة الهجمة اليومية لرسائل البريد الإلكتروني تحديًا كبيرًا لمعظمنا ، على المستويين الشخصي والمهني. ستساعدك النصائح التالية في إدارة التدفق اليومي لرسائل البريد الإلكتروني:
قم بإنشاء خزانة ملفات إلكترونية ، مثل الخزائن الفعلية لديك ، مع مجلدات إلكترونية لأسماء الفئات
بمجرد قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها (إذا كان الإجراء مطلوبًا) ، انقل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك إلى مجلدات التخزين الخاصة بك. هذا يجعل من السهل تتبع رسائل البريد الإلكتروني التي لا تزال بحاجة إلى إجراء. تفرض العديد من الشركات قيودًا على حجم "البريد الوارد". من خلال نقل بريدك من صندوق الوارد الخاص بك إلى مجلد شخصي ، هناك فائدة إضافية تتمثل في أن التقييد المفروض على الحجم لن يقطع يومك في اللحظة التي تحتاج فيها إلى إرسال بريد إلكتروني.
إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يتضمن محتوى بريد إلكتروني سابقًا لسلسلة البريد الإلكتروني هذه عند الرد ، فتأكد من حذف الإصدارات السابقة من السلسلة لتجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني الزائدة عن الحاجة. هذا يجعل من السهل العثور على أحدث نسخة في السلسلة عند البحث لاحقًا.
إذا كان بريدك الإلكتروني يحتوي على ملف مرفق ، فقم بفصله وحفظه كملف في نظام الملفات الإلكتروني للرجوع إليه في المستقبل ، لذلك لن تضطر إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني للعثور على الملف لاحقًا. يمكن أن يؤدي الاعتماد على عناوين موضوع البريد الإلكتروني إلى عملية بحث تستغرق وقتًا طويلاً عن الملف لاحقًا.
إذا كنت ترسل نفس نوع البريد الإلكتروني بشكل متكرر ، فاحفظ نسخة كمسودة أو قالب يمكنك إعادة استخدامه مرارًا وتكرارًا (تغيير التفاصيل مثل الاسم والتاريخ والمبلغ لكل بريد إلكتروني)
إذا كان المستند متاحًا إلكترونيًا ، لكنك ترجع إليه كثيرًا ، فقم بطباعته واحتفظ به في ملف معلق أو على سطح المكتب.
كل 6 أشهر أو نحو ذلك ، تصفح مجلداتك واحذف رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد بحاجة إليها. سيوفر هذا مساحة القرص ويجعل عمليات البحث أكثر بساطة.
إدارة الهاتف
عندما تترك بريدًا صوتيًا لشخص ما ، إذا كانت المشكلة التي تتصل بها هي سؤال مباشر ، فاطلبه على البريد الصوتي لتجنب تشغيل علامة الهاتف. أيضًا ، شجع المستجيب على ترك الإجابة على بريدك الصوتي إذا اشتاق إليك. ومع ذلك ، إذا كانت المشكلة معقدة ، فلا تترك بريدًا صوتيًا طويلاً يشرح المشكلة (بعيدًا عن المستلم).
إذا كنت تعلم أنك ستحضر اجتماعات أو لن تكون متاحًا في أوقات معينة ، فأخبر الشخص بتجنب علامة الهاتف عبر البريد الصوتي.
إذا كنت في منتصف مهمة معقدة تتطلب عملية تفكير مستمرة ، فدع البريد الصوتي يرد على الهاتف. خلافًا لذلك ، استقبل المكالمة لتجنب تراكم الرسائل للعودة لاحقًا.
يجب الرد على الرسائل الهاتفية في غضون 24 ساعة. إذا كنت مقيدًا جدًا بحيث لا يمكنك الإجابة على سؤال أو استفسار ، فعليك على الأقل الرد على الشخص الذي اتصل لإخباره بذلك ، ومن ثم إعطائه التاريخ المتوقع الذي ستحصل فيه على إجابة عنه. بهذه الطريقة لا تزال تبدو مستجيبًا ، حتى لو لم تتمكن من معالجة طلبهم على الفور.
إدارة الاجتماعات
عند الاتصال باجتماع ، قم دائمًا بصياغة جدول أعمال وإرفاقه بدعوة الاجتماع. جدول الأعمال يخدم أغراضًا متعددة:
ساعد الحاضرين في التحضير للاجتماع
قدم إحساسًا بالوقت المخصص لكل موضوع ، بحيث يمكن للحاضرين أن يكونوا على دراية بتخصيصات الوقت المقصودة
تركيز الانتباه على القضايا الرئيسية للمناقشة (في حالة انحراف جدول أعمال الاجتماع)
أظهر للآخرين أنك تقدر وقتهم وتعتزم جعل الاجتماع مثمرًا
يعمل هذا بشكل جيد بنفس القدر للاجتماعات الصغيرة أو الكبيرة ، ولكنه يصبح أكثر أهمية للإنتاجية مع الاجتماعات الكبيرة
ZZZZZZ